Inloggen

Secretaresse Raad van Bestuur (Executive Assistant) ON HOLD

Wij bieden:
Een afwisselende functie bij de raad van bestuur van het UMC Utrecht, een ambitieus en dynamisch en internationaal universitair medisch centrum.

Wij vragen:
Iemand die het leuk vindt om in een uitdagende vertrouwenspositie een lid van de Raad van Bestuur te ondersteunen. Iemand die zelfstandig werkt, structuur aanbrengt en overzicht houdt in de in- en uitgaande informatiestromen. Je hebt een no-nonsense instelling, voelt je thuis in een dynamische en hectische werkomgeving en je bent bereid om 4x9 uur te werken. 

Utrecht
36 - 40 uur
Administratief
HBO
Vast
Ervaren
Nieuw

Functie omschrijving

Proactief - Flexibel - Kwaliteitsgericht - Zelfstandig - Gestructureerd - No-nonsense

Op een zelfstandige en professionele wijze ondersteun je het lid van de Raad van Bestuur op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Je beheert de complexe agenda, zorgt voor filtering en handelt zo mogelijk zelfstandig (de constante stroom) e-mails af. Je verzorgt de correspondentie en onderhoudt de interne en externe contacten. Ook regel je een tijdige en adequate informatiestroom richting het lid van de Raad van Bestuur. Je fungeert als vraagbaak voor de interne organisatie en als het eerste aanspreekpunt voor derden. Je stelt de juiste prioriteiten en bent in staat de werkzaamheden van het lid van de Raad van Bestuur te managen. Het is jouw taak om structuur aan te brengen in de dag, in te spelen op ad hoc-situaties en deadlines te bewaken. Je plant, organiseert en notuleert (bestuurs)vergaderingen en diverse overleggen. Je werkt nauw samen met het team van bestuursadviseurs van de Raad van Bestuur, zodat je op de hoogte bent van alles wat er speelt. Je lost problemen op voordat ze zijn ontstaan en je bent gewend om als sparringpartner en klankbord te fungeren. Het lukt jou om op een flexibele, integere, plezierige en collegiale wijze te functioneren in een veeleisende, veranderende en complexe organisatie.

Je komt te werken in een professioneel en hecht team dat elkaar helpt en steunt, elkaar vervangt en waarneemt bij afwezigheid. Er wordt dus veel in teamverband gewerkt, waarbij jij actief meedenkt en meewerkt aan de optimalisatie van de dienstverlening.

Functie eisen

  • HAVO/VWO en een afgeronde directiesecretaresse opleiding
  • HBO werk- en denkniveau
  • minimaal 7 jaar werkervaring

Jouw werk is van hoge kwaliteit en door jouw doortastende instelling en vooruitziende blik, ben je het lid van de Raad van Bestuur altijd een stapje voor. Je schakelt snel, voelt je verantwoordelijk voor de werkzaamheden en overziet de consequenties van jouw handelingen. Het is belangrijk dat je resultaat- en klantgericht bent en dat je gevoel hebt voor functionele verhoudingen. Communicatief en sociaal ben je zeer vaardig. Je vindt het leuk en hebt ervaring met notuleren bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving. Je bent stressbestendig, diplomatiek en je houdt ervan de handen uit de mouwen te steken. Je vindt het leuk om in een team te werken. Voor deze functie is het verder van belang dat je representatief bent. Het betreft een vaste fulltime functie (4x 9 uur; een vaste verlofdag in onderling overleg te bepalen). Ervaring met digitale vergader- en archieftools zoals Ibabs en een documentmanagementsysteem is een duidelijke must. Daarnaast ben je schriftelijk vaardig en ben je een ervaren notulist.

Bedrijfsprofiel

Bij de Raad van Bestuur werken naast de vier leden van de Raad van Bestuur tien medewerkers, die de leden van de Raad van Bestuur ondersteunen. De afdeling kernstaf en bestuurssecretariaat staat onder leiding van de bestuurssecretaris. Op dit moment werken er vijf secretaresses bij de Raad van Bestuur, drie bestuursadviseurs en de bestuurssecretaris. In deze functie werk je primair voor het lid van de Raad van Bestuur met de portefeuille Operationele Zaken (Anouk Vermeer-de Boer).

Het UMC Utrecht is een ambitieus en dynamisch en internationaal universitair medisch centrum. Hier werken ca. 12.500 gedreven medewerkers aan de beste kwaliteit van zorg, onderwijs en onderzoek.

Arbeidsvoorwaarden

Bij deze organisatie is geen dag saai en hetzelfde. Je komt te werken in een bestuurlijke omgeving met een grote diversiteit aan werkzaamheden. Je bekleedt een afwisselende en uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante omgeving. Jouw werkplek is goed bereikbaar met het OV. De opdrachtgever biedt een markconform salaris. Tevens kent het UMC Utrecht goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Salaris: max 3700 (+13e maand)

UMC Utrecht laat zich in deze procedure bijstaan door Wallerbosch Recruitment & Advies. Zij zijn exclusief verantwoordelijk voor het succesvol invullen van de functie. Heb je interesse in deze functie, solliciteer dan direct met een korte motivatie en een actueel cv.

Secretaresse Raad van Bestuur (Executive Assistant) ON HOLD
Login
Hi There!

Heb je nog geen account?
Maak er dan direct één aan!

Schrijf je in

Wallerbosch recruitment & advies gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.